În ultimul modul am vorbit despre cum trebuie să ne gândim la cititori când scriem un text. Mințile noastre nu sunt ordonate. Gânduri și idei apar și apoi dispar din nou. Textul nu poate fi ca și mințile noastre. Trebuie să fie ordonat, astfel încât cititorul să ne poată urmări șirul gândurilor. Pentru asta, împărțim textele pe tipuri sau genuri, așa cum am discutat în ultimul modul. În interiorul textului, avem două moduri de organizare a părților textului: cronologic – în ordinea în care s-au întâmplat, sau tematic – părțile despre același subiect sau temă grupate împreună.
În acest modul vom exersa în mod special scrierea unui raport. Un raport poate fi foarte simplu, sau foarte complicat. Poate fi o însemnare de jumătate de pagină într-un registru sau jurnal, sau poate fi un document politic de 300 de pagini. Dacă știți cum să scrieți un raport bun, puteți învăța să scrieți aproape orice.
 
Ordinea cronologică
Despre structurarea unui text în ordinea în care se întâmplă evenimentele am învățat când eram copii și ascultam basme. Basmele și cărțile pentru copii spun povestea în ordinea în care se întâmplă evenimentele. Putem folosi această tehnică atunci când scriem despre incidente. Descrierea elementelor (cum ar fi incidentele, sau comentariile) în ordinea în care apar este cel mai ușor mod de a organiza un text. Exemple de texte organizate cronologic de la locul de muncă sunt rapoartele și minutele de ședință.
Rapoartele nu sunt exact ca și basmele, desigur. Au o structură formală în care se folosește mai mult de un principiu structural. Dar să începem cu ceva ușor.

 

Dar ordinea cronologică nu e atât de simplă. Dacă ați fost atenți, ați observat că un element nu este „la locul lui.” Robinetul defect era deja acolo, înainte ca toate evenimentele din raport să aibă loc. Dar nu a fost adus la cunoștința autorului până nu a izbucnit focul. De multe ori se întâmplă așa. Aflăm despre consecințe, sau efecte, înainte de a afla despre cauze. În cazul acesta, robinetul defect este cauza, iar focul este consecința.
Consecința sau efectul are întotdeauna loc după cauză, dar trebuie să fim foarte atenți că ordinea cronologică nu este suficientă pentru a determina cauzalitatea.
De execmplu „A început să plouă și copiii au alergat în clădirea școlii.” Poate copiii au alergat înăuntru ca să nu se ude, poate se sunase sfârșitul pauzei. trebuie să cercetăm ca să fim siguri. Când scriem, de multe ori punem întâi consecința, apoi cauza unite prin „pentru că,” astfel: „Copiii au alegat înăuntru pentru că a început să plouă.” Acum, cititorul știe că alergatul în școală a fost din cauza ploii.

După ce am exersat cu cronologia și cauzalitatea, mergem un pas mai departe și studiem structura formală a unui raport.
Vom folosi incidentul cu focul ca exemplu. E ziua următoare și managerul are timp să scrie un raport mai formal.

Click the + to show an explanation

Alt tip de text care are o structură foarte clară este CV-ul. Când ne prezentăm, pe noi și experiența noastră. grupăm laolaltă tipurile de informație – personală, educația, și experiența în muncă. Apoi folosim ordinea cronologică în fiecare grup. Citiți acest exemplu: