Kommunikasjon

Læringsutbytte: Deltakeren skal kunne skrive enkle tekster beregnet på daglig kommunikasjon.

Hvordan skrive så andre forstår?

Skrevne tekster er delt inn i ulike typer. En tekst kan være en krimroman, en artikkel i et magasin, en politisk brosjyre, et personlig brev, en manual for et teknisk redskap, en e-post fra sjefen din eller en post på Facebook. Blant mange andre muligheter.
Når du vet hvilken type tekst du vil skrive, spør deg selv om følgende:

  • Hvorfor skal jeg skrive denne teksten, og
  • Hvem er den tenkt for, hvem skal lese den?

Svarene på disse spørsmålene avgjør hvilken kommunikasjonskanal du vil benytte, hvordan teksten din skal framstå og hvilken type språk du skal bruke, inkludert tegn og symboler.

2.1 Det viktigste

Hva er formålet med teksten?
Hvorfor vil du egentlig skrive en tekst? Gjelder det jobb, er det ofte to årsaker:
1)En informasjonstekst. Du vil at andre skal få greie på noe, vanligvis at noe har hendt. Typiske informasjonstekster er: Rapport fra en hendelse, tekst til en logg eller journal, referat fra et møte eller et notat fra en telefonsamtale.
2)En instruksjonstekst. Du vil ha noe utført, du vil at noen skal gjøre noe. Typiske instruksjonstekster er: En handleliste, en bestilling, en e-post til sjefen for å be om en dag fri eller instruksjoner om utfylling av et skjema.
 
Hvem er den tenkte leseren?
Du skriver alltid for en eller annen leser, og du bør alltid ha denne leseren i tankene, fordi du ønsker å tilpasse tonen og språket til leseren din.
Interne lesere på jobb er for eksempel din sjef, din kollega, noen som arbeider ved en annen avdeling i samme virksomhet eller en representant for fagforeningen.
Eksterne lesere kan grovt deles i to grupper:
1)Noen du betjener. Avhengig av jobben din kan det være en kunde, en klient, en pasient, en passasjer eller en elev.
2)Noen som betjener deg. For eksempel et firma som du har bestilt varer eller tjenester fra.

Noen ganger er leseren deg selv, som i en dagbok eller en kalender. Det gir deg stor frihet til å velge hvordan du vil skrive og formulere deg i teksten.

 

2.2 Medium
Å skrive er ikke lenger bare å bruke penn og papir. Nå skriver vi gjerne digitalt med et tastatur på en datamaskin eller en smarttelefon. Datamaskinen eller telefonen er de mediene vi kommuniserer oftest gjennom.
Det er også forskjell på å skrive en fri tekst og på å fylle ut et skjema eller et ferdig formular. Å fylle ut et skjema handler like mye om å lese som å skrive. Du behøver ikke tenke på hvem leseren er eller hvorfor du skriver. Dette er forhåndsbestemt av skjemaet. Og du behøver ikke tenke på å være høflig eller strukturert i teksten. Det er også gitt av formen. Men du må være nøyaktig.



Ting som skrives på nett er gjerne publikumsrettet og ofte mer grafisk i formen.

Emojis

Bruk av smilefjes – emojis – kan være litt av et minefelt. I noen kulturer og blant en del mennesker blir det betraktet som barnslig og uprofesjonelt, mens andre benytter det som en viktig del av det å være vennlig. Dersom personen du kommuniserer med bruker emojis, kan det være greit å bruke emojis selv. Hvis ikke er det best å la være.
 

Kilde: Tero Vesalainen on pixabay.com

Sosiale medier

Sosiale medier, som Facebook, Snapchat, Twitter og Instagram er vanligvis beregnet for privat bruk. Men vær oppmerksom! Internett er som et åpent bibliotek, så du bør ikke legge ut noe som du ikke vil at din sjef eller dine kollegaer skal se. Din private profil på sosiale medier bør reflektere din profesjonelle rolle – din rolle i arbeidslivet eller hvordan du vil bli oppfattet når du skal søke jobb.

2.3 Å skrive e-poster
Du bør følge noen formelle regler når du skriver brev og e-poster i jobben. Du starter med en vennlig og formell hilsen. Du innleder med å si hva brevet/e-posten handler om. Tenk på om det er en informativ eller instruerende tekst. Og så avslutter du vennlig og formelt.
Viktig: Dersom du skriver en ny e-post, og spesielt hvis du ikke har skrevet til denne personen før, bør emnefeltet være informativt. Hvis du er for generell kan du risikere at mottakeren ikke åpner e-posten.

 

2.4 Skrivetips
Bruk litt tid på å tenke over hva du vil formidle før du starter med å komponere hele teksten. To gode teknikker kan være:
1)Snakk deg gjennom teksten du planlegger å skrive, gjerne høyt for deg selv. Snakk om hva du ønsker å skrive, hvorfor og til hvem. De fleste av oss vil helst være alene når vi gjør denne øvelsen, men det kan også være nyttig å snakke til en annen.
2)Nøkkelbegreper. Hva er de viktigste punktene du ønsker å formidle med teksten din? Skriv dem ned. Nå kan du se på rekkefølgen på teksten. Du kan også lage en tegning – et tankekart – av den planlagte teksten.
Har du begynt med dagboken din ennå? Den er et godt sted for å øve på disse teknikkene.